『ビジネスメール「こころ」の伝え方』のまとめ

メールでの心配りを実践的に解説した本。
多岐に渡る内容なので、使えそうなものを中心にピックアップしてまとめました。

基本編

本当にメールで良いのか考える

メール意外にも、電話、訪問などいろいろなコミュニケーション手段が考えられます。
内容に応じたコミュニケーション手段を選択しましょう。

件名の最適な付け方

「10月17日（水）の打ち合わせの件」「アクセスアップ企画のご提案」など5W1Hを意識したより具体的な内容にすることを心がけます。

謝罪メールは慎重に

1～2分早くても結果は変わりません。
謝罪メールを書くときは、いつも以上に万全にすることが重要です。

書き出しには相手の会社名と名前を書く

名前だけではなく、会社名もつけると丁寧さが増します。
人間関係ができてきたら名前だけで問題ありません。

時間と曜日はセットにする

時間を24時間表記にし日付に曜日をつけると、勘違いを未然に防げます。

「だれに」「何を」伝え、「いつまでに」「どうして欲しいのか」

これがまとまっているとスラスラ書けます。

期限を付ける

期限のある要件の場合は、必ず期限を書くようにします。

やりとりする回数を減らすため答えやすい質問をする

候補日に関してはこちらから複数提示します。
候補日以外でも、できるだけやり取りが少なく済むような気配りをします。

ファイルを添付していることを本文に明記すると忘れにくいです

本文に明記することにより添付忘れを防ぎ、また受信者がファイルを見落とす可能性も減らすことができます。

実践編

お礼のメール

1.スピード勝負

メールが遅いと印象が悪くなります。

2.気持ちを具体的に

「何がどのように嬉しかったのか」「何に対するお礼なのか」
より具体的に書いた方が喜ばれます。

打ち合わせ日時の変更を依頼する

1.メールでよいかどうか確認する

打ち合わせの日時変更をメールで依頼してよいか、まず確認することが大切です。
状況によっては電話や直接の会話の方が適切な場合もあります。

2.むやみに理由を書かない

変更理由をむやみに詳しく書く必要はありません。
簡潔に述べるか、必要に応じて「都合により」程度の説明で十分です。

3.変更時には候補日を複数上げる

日時変更を依頼する際は、複数の候補日時を提示しましょう。
これにより、相手の予定に合わせやすくなり、スムーズな調整が可能になります。

メールでお詫びをする

1.基本構成

「お詫び」→「何故そうなったかの説明」→「対応策の提案」→「今後の決意・改善策」→「再度お詫び+挨拶」

2.フォーマルな言葉を使う

いつも通りの言葉を使うと、「本当に謝る気があるのか？」と思われる可能性があるため丁寧な言葉を心がけます。

ミス→不手際
気をつけます→細心の注意を払います。
お許し下さい→ご容赦ください

上司への報告・情報共有

1.必要な情報が抜けていると判断を誤る可能性があるので、以下の点に留意して書きます

何の案件に対しての話か（必要ならば経緯も説明）
現状どのような問題点があるのか。
自分ではどう思っているのか。
このままではどのような問題が発生するのか

2.どうしたらいいでしょう？と聞くのは無能

多くの場合、問題に直面した際、「どうしたらいいでしょうか？」と安易に上司に解決策を求める。
しかしこれは自主性の欠如を示し、上司の時間を無駄にし、自身の成長機会を逃すことになります。部下は自ら考え、解決策を提案すべきです。
そうしないと、部下の成長が妨げられ、上司の負担が増大し、組織全体の生産性が低下するリスクがあります。