『ビジネスメール「こころ」の伝え方』のまとめ

メールでの心配りを実践的に解説した本。
多岐に渡る内容なので、使えそうなものを中心にピックアップしてまとめました。

基本編

本当にメールで良いのか考える

メール意外にも、電話、訪問などいろいろなコミュニケーション手段が考えられます。
内容に応じたコミュニケーション手段を選択しましょう。

件名の最適な付け方

「10月17日（水）の打ち合わせの件」「アクセスアップ企画のご提案」など5W1Hを意識したより具体的な内容にすることを心がけます。

謝罪メールは慎重に

1～2分早くても結果は変わりません。
謝罪メールを書くときは、いつも以上に万全にすることが重要です。

書き出しには相手の会社名と名前を書く

名前だけではなく、会社名もつけると丁寧さが増します。
人間関係ができてきたら名前だけで問題ありません。

時間と曜日はセットにする

時間を24時間表記にし日付に曜日をつけると、勘違いを未然に防げます。

「だれに」「何を」伝え、「いつまでに」「どうして欲しいのか」

これがまとまっているとスラスラ書けます。

期限を付ける

期限のある要件の場合は、必ず期限を書くようにします。

返信する際は引用しながら返信する

受信メールの文章を引用し、読みながら返事を書くと的確に早く返信できます。

やりとりする回数を減らすため答えやすい質問をする

候補日に関してはこちらから複数提示します。
候補日以外でも、できるだけやり取りが少なく済むような気配りをします。

ファイルを添付していることを本文に明記すると忘れにくいです

本文に明記することにより添付忘れを防ぎ、また受信者がファイルを見落とす可能性も減らすことができます。

実践編

お礼のメール

1.スピード勝負

メールが遅いと印象が悪くなります。

2.気持ちを具体的に

「何がどのように嬉しかったのか」「何に対するお礼なのか」
より具体的に書いた方が喜ばれます。

打ち合わせ日時の変更を依頼する

1.メールでよいかどうか確認する

打ち合わせの日時変更をメールで依頼してよいか、まず確認することが大切です。
状況によっては電話や直接の会話の方が適切な場合もあります。

2.むやみに理由を書かない

変更理由をむやみに詳しく書く必要はありません。
簡潔に述べるか、必要に応じて「都合により」程度の説明で十分です。

3.変更時には候補日を複数上げる

日時変更を依頼する際は、複数の候補日時を提示しましょう。
これにより、相手の予定に合わせやすくなり、スムーズな調整が可能になります。

メールでお詫びをする

1.基本構成

「お詫び」→「何故そうなったかの説明」→「対応策の提案」→「今後の決意・改善策」→「再度お詫び+挨拶」

2.フォーマルな言葉を使う

いつも通りの言葉を使うと、「本当に謝る気があるのか？」と思われる可能性があるため丁寧な言葉を心がけます。

• ミス→不手際
• 気をつけます→細心の注意を払います。
• お許し下さい→ご容赦ください

上司への報告・情報共有

1.必要な情報が抜けていると判断を誤る可能性があるので、以下の点に留意して書きます

• 何の案件に対しての話か（必要ならば経緯も説明）
• 現状どのような問題点があるのか。
• 自分ではどう思っているのか。
• このままではどのような問題が発生するのか

2.どうしたらいいでしょう？と聞くのは無能

多くの場合、問題に直面した際、「どうしたらいいでしょうか？」と安易に上司に解決策を求める。
しかしこれは自主性の欠如を示し、上司の時間を無駄にし、自身の成長機会を逃すことになります。部下は自ら考え、解決策を提案すべきです。
そうしないと、部下の成長が妨げられ、上司の負担が増大し、組織全体の生産性が低下するリスクがあります。

仕事の指示をする

1.目的を明確に

仕事のパーツしか見えない指示をするのではなく、全体像を伝え、何故そうするのかまで理解してもらう。
そうすると微妙なずれが生じ難い。

2.指示を具体的に、箇条書きに

指示を具体的に伝え、可能な限り箇条書きで示すことが重要です。
これにより、タスクの明確な理解が促進され、誤解や混乱のリスクが最小限に抑えられます。

3.ねぎらいとフォロー

期待している気持ちを込めるとコミュニケーションが円滑に。

上司の依頼を気持ちよく引き受ける

1.受けたことをすぐ返事する

上司からの依頼を受けたら、即座に返事をして受諾の意思を示すことが大切です。

2.不明点があればまとめて確認

バラバラと質問をすると仕事ができない人の印象がつきます。

3.ポジティブな言葉を使う

「承知しました」「がんばります」など、ポジティブな言葉を使うことで、前向きな姿勢と熱意を伝えることができます。

活用編

スケジュールの遅れを確認する

1.予定の共有化

「何が」「いつまでに終わるのか」「どの程度遅れているのか」
自分の認識をきちんと伝え双方の認識を合わせる。

2.どうやったらスケジュールの狂いを取り戻せるか伝える

遅れることによって生まれるデメリット、どのような人間に影響がでるのか伝えます。

3.遅れることは悪い事である。そして今後は気を付けてほしい事を伝える

スケジュールの遅れを確認する際は、まず「何が」「いつまでに終わるのか」「どの程度遅れているのか」について自分の認識を明確に伝え、双方の認識を合わせることが重要です。また、遅れによって生じるデメリットや影響を受ける人々を説明し、今後の改善を促すことが大切です

メールの返事を催促する

相手の非を一方的に責めない

「こちらにも過失があった可能性も考えられる」といった逃げ道を用意しておくと返信がしやすい。

担当者の変更をお願いする

1.伝えにくい事を強調する

「不本意ではありますが」「伝えにくいですが」といったようなフレーズを入れ、こちらも仕方なくこのようなメールを書いている事を暗に示すを有効です。

2.経緯と理由を明記

相手にとって生じる可能性のある不利益についても正直に説明することが重要です。
これにより、状況の透明性が高まり、相手の信頼を得やすくなります。

3.相手の不利益が出ることも説明する

不利益を認識した上で対策を提案することで、より建設的な話し合いにつながる可能性があります。

無理な発注を依頼する

1.無理である事はわかっている事を伝える

簡単に書いてしまうと図々しくなってしまいます。

2.事情を説明する

事情や、背景は気持ちが伝わる言葉で理由を説明しましょう。

3.助けてください！と素直に言う

「～さんしか頼れる人がいないんです」といったフレーズも効果的に織り交ぜ、
相手の気持ちを後押ししましょう。
あまり使うと調子がいいやつだと思われるので、
ここぞというときに使いましょう。

無理な依頼を承諾する

特例であることを示す

「当たり前」にならないようにするためです。

無理な依頼を断る

1.まずはお礼から

良好な関係を今後も築いていくためです。

2.できない理由を伝える

断り方がキツイと次に依頼するときネガティブな印象がついてしまいます。
相手が「自分が無理な事を言い過ぎたんだな」と感じさせる事により、次から配慮ある打診がくる可能性が高まります。

3.代替案を提示

～ならできますというように、代替案を用意するとマイナス感情が残りにくいです

「断り＋承認」

まとめ

相手と気持ちよくコミュニケーションをするという事に焦点を当てていて、薄めの本ではありましたが、ためになりました。
言いにくい事だけれどはっきり伝える必要がある事や、うまいフォローの仕方など押えるポイントが明確なのと、すべてサンプル文章がついていたのが良かったです。

言い回しのフレーズなども載っているので手元において置き、実践したいと思いました。
すぐに実践できないものを数多くのっていたので、期間を開けて再度読み返したいです。